Veel administratie- en accountantskantoren bevinden zich in dezelfde situatie. De vraag vanuit de markt groeit, bestaande klanten verwachten meer ondersteuning en nieuwe ondernemers kloppen regelmatig aan. Toch voelen veel kantoren zich gedwongen om op de rem te trappen. Niet omdat er onvoldoende werk is, maar omdat er onvoldoende capaciteit beschikbaar is. Voor veel kantoorhouders klinkt de oplossing eenvoudig: meer personeel aannemen. In de praktijk blijkt dat echter steeds lastiger. Ongeveer 60% van de accountantskantoren heeft openstaande vacatures en 88% van de professionals merkt dagelijks de gevolgen van het personeelstekort. Tegelijkertijd ervaart 79% van de accountants een hoge of structureel te hoge werkdruk. De vraag wordt daardoor steeds relevanter: hoe kunt u meer klanten bedienen zonder direct extra personeel aan te nemen?
Waarom groei vaak vastloopt
Veel kantoren denken dat hun grootste probleem een tekort aan medewerkers is. In werkelijkheid ligt de oorzaak vaak dieper.
Een veelgehoorde frustratie onder kantoorhouders is:
"We hebben genoeg werk, maar niet genoeg handen om het uit te voeren."
Wanneer de werkdruk toeneemt, worden nieuwe klanten steeds vaker geweigerd. Niet omdat het kantoor niet wil groeien, maar omdat men bang is dat de kwaliteit van de dienstverlening achteruitgaat.
Hierdoor ontstaat een paradox. Er zijn groeikansen genoeg, maar het kantoor kan ze niet benutten.
Voordat nieuw personeel wordt aangenomen, is het daarom verstandig om eerst te onderzoeken waar de echte knelpunten zich bevinden.
Capaciteitsproblemen zijn vaak dataproblemen
Veel kantoren sturen nog steeds grotendeels op gevoel.
Iedereen heeft het druk, maar hoeveel werk er werkelijk ligt en waar de tijd naartoe gaat, blijft vaak onduidelijk.
Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 80% van de medewerkers declarabele uren niet volledig registreert. Hierdoor ontbreekt een belangrijk deel van de informatie die nodig is om capaciteit goed te plannen.
Het gevolg?
- Werk wordt ongelijk verdeeld
- Overuren blijven verborgen
- Piekperiodes komen telkens als verrassing
- Groei wordt moeilijk voorspelbaar
Slimmere processen creëren verborgen capaciteit
Wanneer werkdruk toeneemt, wordt vaak direct gedacht aan extra medewerkers. Toch blijkt in veel gevallen dat bestaande processen veel tijd verspillen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Dubbele invoer van gegevens
- Handmatige factuurverwerking
- Losse softwarepakketten die niet met elkaar communiceren
- Onnodige controlewerkzaamheden
- Tijdrovende administratieve taken
Automatisering als groeiversneller
De afgelopen jaren heeft technologie een steeds grotere rol gekregen binnen de accountancysector.
Dat is niet zonder reden.
Kantoren die sterk inzetten op technologie hebben aanzienlijk betere groeicijfers dan kantoren die vasthouden aan traditionele werkwijzen.
Onderzoek laat zien dat technologiegedreven kantoren 53% meer kans hebben op snelle groei. Daarnaast groeien kantoren die actief gebruikmaken van cloudsoftware gemiddeld 15% sneller dan kantoren die dat niet doen.
Voorbeelden van automatisering zijn:
- Automatische factuurherkenning
- Bankkoppelingen
- Digitale goedkeuringsprocessen
- Workflowmanagement
- Geautomatiseerde rapportages
Routinematig werk strategisch organiseren
Niet alle werkzaamheden binnen een kantoor vereisen dezelfde mate van expertise.
Taken zoals verwerking van bankmutaties, factuurinvoer, bonverwerking en administratieve controles zijn noodzakelijk, maar vormen meestal niet het onderscheidende vermogen van een kantoor.
Het onderscheid zit vaak in klantadvies, fiscale begeleiding, strategische ondersteuning, relatiebeheer en kwaliteitscontrole.
Steeds meer kantoren kiezen er daarom voor om routinematige werkzaamheden anders te organiseren, zodat interne medewerkers zich kunnen richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. Hierdoor ontstaat ruimte voor groei zonder dat direct nieuwe medewerkers nodig zijn.
Een praktijkvoorbeeld
Stel dat een administratiekantoor tien uur per week besteedt aan administratieve verwerking per klantgroep.
Wanneer automatisering en procesoptimalisatie ervoor zorgen dat dit wordt teruggebracht naar zes uur per week, ontstaat er vier uur extra capaciteit.
Op jaarbasis loopt dat op tot honderden beschikbare uren.
Die uren kunnen vervolgens worden ingezet voor:
- Nieuwe klanten
- Adviesgesprekken
- Kwaliteitsverbetering
- Interne ontwikkeling
De combinatie van technologie, processen en flexibiliteit
De meest succesvolle kantoren kijken tegenwoordig niet uitsluitend naar personeelsgroei.
Zij combineren verschillende strategieën:
- Betere capaciteitsplanning
- Automatisering van repetitieve taken
- Slimmere workflows
- Cloudsoftware
- Flexibele inzet van ondersteuning tijdens piekperiodes
Meer klanten bedienen zonder extra personeel aan te nemen klinkt misschien ambitieus, maar voor veel administratie- en accountantskantoren is het realistischer dan ooit. Door eerst inzicht te creëren in de beschikbare capaciteit, processen slimmer in te richten en technologie effectief in te zetten, kan vaak aanzienlijk meer werk worden verwerkt met hetzelfde team. Dat betekent niet dat personeel aannemen nooit de juiste keuze is. Wel betekent het dat groei niet uitsluitend afhankelijk hoeft te zijn van nieuwe medewerkers. De kantoren die de komende jaren succesvol groeien, zijn vaak niet de kantoren met de meeste mensen, maar de kantoren die hun capaciteit het slimst organiseren. Benieuwd hoeveel capaciteit uw kantoor kan vrijmaken? Gebruik onze rekentool of plan vrijblijvend een kennismakingsgesprek.
